ביום 17 ביוני 2015 הושקה רשמית מערכת הצבעה אלקטרונית, המאפשרת למחזיקים בניירות ערך (בשלב זה, בעלי מניות בלבד) להצביע באסיפות באופן מכוון.מערכת ההצבעה מהווה ערוץ הצבעה נוסף על האפשרויות הקיימות כיום שהינן: נוכחות פיזית באסיפות, הצבעה באמצעות מיופה כוח והצבעה בנושאים ספציפיים באמצעות כתב הצבעה.המערכת נועדה לעודד את ציבור המשקיעים להיות אקטיבי במימוש זכויות ההצבעה ולנטרל את תופעת “האדישות הרציונאלית” במסגרתה בעלי המניות הדירו את רגליהם מאסיפות משיקולי עלות תועלת.

המערכת מוטמעת באופן אוטומטי, ותופעל לגבי כל אסיפה שתזומן לאחר התאריך האמור לעיל (או לגבי כל אסיפה שזומנה קודם לכן למועד שהינו לאחר התאריך האמור לעיל ואשר נעשה בזימונה עדכון), ללא כל צורך בפעולה אקטיבית מצד התאגידים המדווחים.

המלצה: יש להוסיף התייחסות בדוח זימון האסיפה לאפשרות הצבעה באמצעות המערכת האלקטרונית. נבקש להסב את תשומת ליבכם למספר עניינים העולים לאור השקת מערכת ההצבעה האלקטרונית כמפורט להלן: 

ראשית, מערכת ההצבעה האלקטרונית אינה מיישמת כל שיקול דעת, ואינה מאפשרת כל סטייה מנוסח זימון האסיפה (טופס ת460). קשר זה משפיע על מספר נושאים שונים המפורטים להלן, כגון נוסח ההחלטות, או היעדר אפשרות להצבעה במערכת במקרה של אסיפה נמשכת או אסיפה נדחית.

הצבעה באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית תיעשה ביחס לכל הנושאים שעל סדר היום, כלומר גם נושאים שלא ניתן להצביע עליהם באמצעות כתב הצבעה ‘מסורתי’.

יש לנסח את זימון האסיפה (טופס ת460) בזהירות ובדקדקנות, באופן הלוקח בחשבון את האוטומטיזציה של המערכת. כמו כן, ביחס לכל נושא שעל סדר היום, חייב נוסח הזימון לכלול גם נוסח החלטה מוצעת, בנוסף לתיאור הנושא.

כך למשל, בנושא מינוי דירקטורים באסיפה השנתית לא ניתן להוסיף סעיף אחד בלבד לסדר היום בו ירשמו כל שמות הדירקטורים המועמדים לכהונה נוספת, תוך ציון אמירה כי “ההצבעה בגין כל דירקטור תיעשה בנפרד”, אלא יש להוסיף נושא וסעיף הצבעה נפרד לסדר היום בגין כל דירקטור כאמור.

להצבעות באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית לא יצורף אישור בעלות; הצבעה שנקלטה כאמור במערכת, התאגיד יראה אותה כמי שנעשתה על-ידי בעל מניות שהחזיק במועד הקובע מניות בכמות הנקובה במסמך ריכוז ההצבעות.

המערכת תהא פתוחה להצבעה עד שש (6) שעות לפני מועד האסיפה, ולאחר סגירתה יועבר לתאגיד קובץ מאובטח באמצעות מערכת יע”ל, הכולל ריכוז של המחזיקים ואת נתוני ההצבעות שבוצעו במערכת.

לאחר סגירת מערכת ההצבעה והעברת הקובץ המאובטח לתאגיד לא תתאפשר הצבעה באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית, אף אם לא נסגרה האסיפה ונקבעה אסיפת המשך או במקרה בו נדחתה האסיפה בשל אי קיום מניין חוקי (אלא אם לצורך האסיפה הנמשכת או הנדחית דיווח התאגיד דוח זימון (טופס ת460) מעודכן).

במקרה כאמור ההצבעה שנקלטה טרם מועד האסיפה המקורי תיוותר בתוקף לאסיפה הנמשכת או הנדחית, ואולם בעל מניה יוכל להצביע באסיפה נמשכת או נדחית באמצעות כתב הצבעה ‘מסורתי’ או באמצעות נוכחות פיזית (שלו או של מיופה כח מטעמו), שאז הצבעה כאמור תגבר על ההצבעה המוקדמת שנקלטה במערכת ההצבעה האלקטרונית.

הצבעה באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית אינה מאיינת את אפשרויות ההצבעה ‘המסורתיות’, ובהחלט יתכן כי בעניינים מסוימים יתקבלו הצבעות גם באמצעות כתב הצבעה ‘מסורתי’, ואף באמצעות נוכחות פיזית באסיפה.

בהתאם, נדרש לשקלל ההצבעות שהתקבלו במערכת ההצבעה האלקטרונית ביחד עם הצבעות שהתקבלו באמצעים אחרים.

המלצה: כדאי להתאים את טופס ריכוז הנתונים הקיים בתאגיד לנוסח כפי שמעבירה מערכת ההצבעה האלקטרונית, על מנת להקל באיסוף וריכוז הנתונים.

יש לשים לב כי בעל מניות רשאי להצביע בכל אחד מהאופנים הקיימים, וכי ההצבעה הקובעת היא הצבעתו האחרונה (המאוחרת בזמן), בין אם באמצעות נוכחות פיזית באסיפה, ובין אם ההצבעה האחרונה בוצעה באמצעי אלקטרוני או בכתב הצבעה ‘מסורתי’.

המלצה: כדאי לעדכן את כתבי ההצבעה ‘המסורתיים’, כך שיכללו מידע לגבי תאריך ושעת ההצבעה באמצעותם, כך שבמקרה ומתקבל כתב הצבעה ‘מסורתי’ מבעל מניות שהצביע גם באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית – ניתן יהיה לדעת איזו הצבעה בוצעה מאוחר יותר, ובהתאם איזו הצבעה היא הקובעת.

עוד יש לשים לב כי התקנות הנוגעות לכתבי ההצבעה ‘המסורתיים’ תוקנו, כך שמעתה בעלי מניות רשאים לשלוח כתבי הצבעה ‘מסורתיים’ לחברה עד ארבע (4) שעות טרם כינוס האסיפה (במקום 72 שעות כפי שהיה נהוג עד היום).

המלצה: יש לדאוג ולעדכן ההתייחסות למועד האחרון האפשרי לקבלת כתבי הצבעה, הן במסגרת כתב ההצבעה ‘המסורתי’, והן במסגרת דוח זימון האסיפה.

המלצה: בשים לב למועדים האמורים, לשעות העבודה המקובלות, ולמועדי הדיווח על תוצאות אסיפה כללית, מומלץ ככלל לקיים אסיפות בשעות הבוקר המוקדמות, בסמוך לאחר תחילת המסחר, באופן שיצמצם מחד את האפשרות לקבל כתבי הצבעה “ברגע האחרון”, ומאידך ישאיר לחברה זמן עד לבוקר המחרת לצורך דיווח התוצאות.

לאור עמדת סגל רשות ניירות ערך מיום 14 ביוני 2015, לאחר המועד הקובע לא ניתן לשנות או לעדכן נושא שעל סדר היום אלא אם כן מדובר בשינוי על ידי בית המשפט או מקום בו התאגיד יצהיר שמדובר בשינוי זניח או שיש בו רק כדי לזכות את התאגיד לעומת הנוסח שפורט בדיווח אחרון.

המלצה: יש לוודא כי נוסח ההחלטה שעל סדר היום מפורט דיו מחד, באופן שמאפשר לבעלי המניות להבין מהו הנושא שעל סדר היום ולהצביע באופן מושכל, אך מאידך לא מפורט מדי (למשל באמצעות הפניה לפירוט נוסף במסגרת דוח הזימון), באופן שיאפשר ביצוע תיקונים פרטניים מבלי שהדבר יהווה “עדכון נושא שעל סדר היום”.

כך למשל, במקרה בו הנושא שעל סדר היום הינו אישור תנאי כהונה של נושא משרה מסוים, יש לוודא כי פרטי תנאי הכהונה עצמם אינם מפורטים בסדר היום או בנוסח ההצבעה, כך שלגביהם ניתן יהיה לבצע תיקונים ועדכונים, בין היתר בעקבות משא ומתן עם נציגי בעלי המניות.